IFHRMS में रिटायरमेंट एंट्री कैसे करें: पूरी प्रक्रिया

IFHRMS में सेवानिवृत्ति की प्रविष्टि सेवानिवृत्त होने वाला कर्मचारी स्वयं नहीं करता। यह काम तमिलनाडु सरकार के संबंधित विभाग के कर्मचारी या अधिकारी करते हैं। क्रम सीधा है: पहले पेंशन और GPF प्रस्ताव तैयार होता है, फिर सेवानिवृत्ति का प्रकार दर्ज होता है, फिर सेवानिवृत्ति आदेश। हर चरण के बाद सत्यापन और अनुमोदन होता है। यह भी याद रखें कि प्रविष्टि जमा हो जाना पेंशन या उपदान का भुगतान पूरा होना नहीं है।

IFHRMS में रिटायरमेंट एंट्री क्या है और यह किसके लिए है

IFHRMS तमिलनाडु सरकार की मानव संसाधन और वित्त प्रणाली है। इसमें सेवानिवृत्ति की प्रविष्टि एक विभागीय कार्य-प्रक्रिया है। यह आम व्यक्ति की रिटायरमेंट प्लानिंग या निजी पेंशन आवेदन की गाइड नहीं है। यह लेख उन विभागीय कर्मचारियों, DDO और अधिकारियों के लिए है जो इस प्रणाली में प्रविष्टि करते हैं।

तमिलनाडु वित्त एवं लेखा विभाग की आधिकारिक कार्य-प्रक्रिया (SOP) के अनुसार पेंशन और GPF प्रस्ताव सेवानिवृत्त होने वाला कर्मचारी स्वयं तैयार नहीं करता। इसे उस कार्य के लिए नियुक्त विभागीय कर्मचारी या अधिकारी तैयार करते हैं।

एक नज़र में पूरी प्रक्रिया का क्रम

पूरी प्रक्रिया को पाँच हिस्सों में समझा जा सकता है। नीचे की तालिका में हर चरण, उसकी क्रिया और भूमिका एक साथ दी गई है।

चरण	मेनू या क्रिया	किसकी भूमिका
1. प्रस्ताव तैयार करना	Pre-retirement → Pension Proposal	संबंधित विभाग के कर्मचारी या अधिकारी
2. सेवानिवृत्ति का प्रकार	कर्मचारी संख्या से खोज, फिर Action में प्रकार दर्ज करना	प्रविष्टि करने वाला, फिर सत्यापनकर्ता और अनुमोदक
3. सेवानिवृत्ति आदेश	अलग मेनू में खोज, प्रविष्टि, समीक्षा और जमा	प्रविष्टि करने वाला, फिर सत्यापनकर्ता और अनुमोदक
4. रिपोर्ट जाँच	Pre-Retirement → Reports	प्रविष्टि करने वाला
5. स्थिति में बदलाव	अनुमोदन के बाद कर्मचारी की स्थिति “सेवानिवृत्त”	प्रणाली, अनुमोदन के बाद

ध्यान रखें कि स्क्रीन के रास्ते भूमिका, अनुमति या प्रणाली अद्यतन के अनुसार बदल सकते हैं। अपने विभाग की ताज़ा प्रक्रिया और अपनी भूमिका की अनुमति ज़रूर जाँचें।

प्रविष्टि से पहले की तैयारी: वेतन और सेवा रिकॉर्ड की जाँच

सेवानिवृत्ति का प्रकार दर्ज करने से पहले IFHRMS की उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका अंतिम वेतन और वेतन विवरण की पुष्टि करने को कहती है। इसके बाद प्रस्ताव से पहले कर्मचारी के मूल रिकॉर्ड मिलाने होते हैं।

• जन्म तिथि
• PF संख्या
• नियुक्ति तिथि
• नाम
• पता

सेवा अवधि की गणना में नियुक्ति तिथि, सेवानिवृत्ति तिथि और अपात्र सेवा अवधि की जानकारी शामिल होती है। इसलिए सेवा और अवकाश रिकॉर्ड का सही होना ज़रूरी है। यहाँ की गलती आगे हर चरण को प्रभावित कर सकती है।

चरण 1: पेंशन और GPF प्रस्ताव तैयार करना

SOP के अनुसार सेवानिवृत्त होने वाले कर्मचारी का पेंशन और GPF प्रस्ताव “Pre-retirement → Pension Proposal” में तैयार किया जाता है। इसके बाद सेवानिवृत्ति का प्रकार दर्ज करने का चरण आता है।

प्रस्ताव के लिए IFHRMS में ये जानकारियाँ जोड़ी जाती हैं:

• परिवार के सदस्यों का विवरण
• बैंक खाते का विवरण
• पेंशन और उपदान से जुड़ी नामांकन जानकारी

प्रस्ताव के साथ लगने वाले दस्तावेज़ों की पूरी सूची के लिए SOP और अपने विभाग का ताज़ा आदेश देखें। मेनू का रास्ता आपकी भूमिका के अनुसार भिन्न हो सकता है।

चरण 2: सेवानिवृत्ति का प्रकार दर्ज करना

उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका के अनुसार इस चरण का क्रम यह है:

1. कर्मचारी संख्या डालकर कर्मचारी को खोजें।
2. “Action” में सेवानिवृत्ति का प्रकार दर्ज करें।
3. प्रविष्टि की समीक्षा करें।
4. अनुमोदन समूह चुनें।
5. प्रविष्टि जमा करें।
6. इसके बाद सत्यापनकर्ता और अनुमोदक अपनी कार्रवाई करते हैं।

SOP में बताए गए मूल सेवानिवृत्ति प्रकार नीचे हैं। हिंदी नाम शब्दानुवाद हैं, इसलिए कोष्ठक में मूल अंग्रेज़ी शब्द भी दिए गए हैं।

सेवानिवृत्ति प्रकार	मूल शब्द
अधिवर्षिता सेवानिवृत्ति	Superannuation
स्वैच्छिक सेवानिवृत्ति	VRS
अनिवार्य सेवानिवृत्ति	Compulsory retirement
शून्य घोषित सेवानिवृत्ति	Nullified retirement

चरण 3: सेवानिवृत्ति आदेश की प्रविष्टि

सेवानिवृत्ति आदेश (Retirement Order) अलग मेनू में दर्ज होता है, पर क्रम लगभग वही रहता है। कर्मचारी संख्या से खोज करें, आदेश की प्रविष्टि करें, समीक्षा करें और जमा करें। इसके बाद सत्यापनकर्ता और अनुमोदक प्रविष्टि की जाँच कर अनुमोदन देते हैं।

जमा करने से पहले एक बार फिर देख लें कि पिछले चरणों में दर्ज प्रकार और तिथियाँ आदेश से मेल खाती हैं।

प्रस्ताव रिपोर्ट की जाँच

ज़रूरी जानकारी भरने के बाद SOP “Pre-Retirement → Reports” से पेंशन प्रस्ताव और GPF प्रस्ताव की रिपोर्ट चलाने और परिणाम देखने को कहता है। रिपोर्ट आने पर इन बिंदुओं को मूल रिकॉर्ड से मिलाएँ:

• नाम और पता
• नियुक्ति और सेवानिवृत्ति की तिथियाँ
• परिवार के सदस्यों का विवरण
• बैंक खाते का विवरण

अनुमोदन के बाद क्या बदलता है

SOP के अनुसार सेवानिवृत्ति आदेश दर्ज होने पर कर्मचारी की स्थिति “सेवानिवृत्त” में बदलती है। जब तक यह स्थिति नहीं बदलती, DCRG और GPF दावे नहीं बनाए जा सकते।

आधिकारिक FAQ यह भी बताता है कि सेवानिवृत्ति का प्रकार और आदेश की प्रक्रिया तथा अनुमोदन पूरा होने के बाद ही वेतन प्रक्रिया में सेवानिवृत्त कर्मचारी दिखाई देता है।

भेजने से पहले जाँच-सूची

नीचे की सूची आधिकारिक निर्देशों से निकले जाँच-बिंदु हैं। जमा करने से पहले इन्हें एक-एक करके देखें।

• अंतिम वेतन और वेतन विवरण की पुष्टि हो गई है।
• जन्म तिथि, PF संख्या, नियुक्ति तिथि, नाम और पता सही हैं।
• सेवा और अवकाश रिकॉर्ड पूरा है, ताकि अपात्र सेवा अवधि सहित गणना ठीक हो।
• परिवार के सदस्यों, बैंक खाते और नामांकन की जानकारी जुड़ी हुई है।
• पेंशन प्रस्ताव और GPF प्रस्ताव की रिपोर्ट चलाकर मिला ली गई है।
• सेवानिवृत्ति का प्रकार सही चुना गया है और अनुमोदन समूह का चयन हो गया है।

प्रविष्टि पूरी होना और भुगतान पूरा होना: अंतर

मेनू में प्रविष्टि करना और उसे जमा करना प्रक्रिया का एक हिस्सा है। इसका अर्थ यह नहीं कि पेंशन या उपदान का भुगतान हो गया। समीक्षा, सत्यापन, अनुमोदन और अन्य अनुवर्ती कदम शेष रह सकते हैं। भुगतान की कोई समय-सीमा इस लेख के स्रोतों में नहीं दी गई है, इसलिए यहाँ कोई अवधि नहीं बताई जा रही।

अपने विभाग से ताज़ा प्रक्रिया की पुष्टि करना हमेशा बेहतर है, क्योंकि स्क्रीन के रास्ते और भूमिकाएँ बदल सकती हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

IFHRMS में सेवानिवृत्ति की प्रविष्टि कौन करता है?

संबंधित विभाग के कर्मचारी या अधिकारी। SOP के अनुसार पेंशन और GPF प्रस्ताव सेवानिवृत्त होने वाला कर्मचारी स्वयं तैयार नहीं करता।

प्रविष्टि का सही क्रम क्या है?

पहले “Pre-retirement → Pension Proposal” में प्रस्ताव, फिर सेवानिवृत्ति का प्रकार, फिर सेवानिवृत्ति आदेश। हर चरण में समीक्षा, सत्यापन और अनुमोदन होता है।

प्रकार दर्ज करने से पहले क्या जाँचें?

अंतिम वेतन और वेतन विवरण, साथ ही जन्म तिथि, PF संख्या, नियुक्ति तिथि, नाम, पता और सेवा व अवकाश रिकॉर्ड।

परिवार की जानकारी क्यों ज़रूरी है?

SOP के अनुसार प्रस्ताव के लिए परिवार के सदस्यों, बैंक खाते और पेंशन व उपदान की नामांकन जानकारी IFHRMS में जोड़नी होती है।

अनुमोदन के बाद स्थिति क्या होती है?

कर्मचारी की स्थिति “सेवानिवृत्त” हो जाती है और वेतन प्रक्रिया में वह सेवानिवृत्त के रूप में दिखता है।

क्या प्रविष्टि के बाद भुगतान तुरंत पूरा हो जाता है?

नहीं। प्रविष्टि और अनुमोदन भुगतान पूरा होने के बराबर नहीं हैं। अनुवर्ती कदम शेष रह सकते हैं।

संदर्भ

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